I ANTECEDENTES

Toda organización, a través del tiempo transcurrido desde el inicio y desarrollo de sus operaciones, acumula documentos que demandan cada vez más la atención de un significativo número de horas-hombre así como espacio y recursos económicos, siendo ello necesario para disponer de la información y documentación cuando es requerida por los usuarios integrantes de la organización o por terceros (SUNAT, Ministerio de Trabajo, Municipalidades, ONP, entre otros).

La Tecnología de la Información permite reducir costos y espacio en la tenencia y manejo de información documentada, convirtiendo los documentos de soporte papel y electrónico a soporte digitalizado con el fin de acceder a la información de manera rápida, segura, con valor legal y sin que el documento original sufra alteración alguna.

No obstante permitirse la conversión de los documentos de soporte papel a soporte digital o de digital a microformas, subsiste la preocupación de los propietarios de éstos sobre el valor probatorio de los referidos documentos ya que en el procedimiento de conversión deben cumplirse las formalidades exigidas por la Ley y el mayor cuidado para evitar que, los documentos originales sean alterados.

Por ello, el legislador ha creado un sistema normativo que permite asegurar el valor probatorio del documento electrónico recurriendo a exigencias de carácter organizacional, metodológicos, técnico-jurídicos y de equipo humano idóneo y capacitado. Estos requerimientos deben actuar en forma conjunta y en permanente coordinación a efectos de que los documentos tengan las condiciones de inalterabilidad, durabilidad y fijeza que exige el marco normativo vigente.

Entre las ventajas de la Implementación de un Sistema de Archivo Electrónico tenemos las siguientes:

• Organización jerárquica del archivo;
• Acceso controlado mediante listas de usuarios autorizados;
• Registro detallado del acceso a los documentos;
• Acceso solo a documentos autorizados;
• Acceso sólo a servicios autorizados;
• Identificación de los usuarios que acceden al archivo;
• Gran capacidad de recuperación de documentos en caso de desastres;
• Obtención de copias de documentos digitalizados para los fines que requieran los usuarios de la empresa;
• Normalización de los procesos de recuperación de información;
• Rapidez en la recuperación de información;
• Posibilidad de visualizar en forma simultánea un documento;
• Gran facilidad para la identificación de un documento a través de los índices;
• Reducción de espacio físico para almacenamiento;
• Reducir el riesgo de afectar la información que se encuentra en soporte papel por: hongos, humedad, termitas, entre otros;
• Posibilidad de transportar la información a bajos costos;
• Bajo costo en la reconstrucción de documentos o archivos ante un siniestro;
• Reducción de los costos de almacenamiento;
• La Obtención d el Certificado de Idoneidad Técnica permite dar nivel y valores agregados competitivos a la institución o empresa;

II BASE NORMATIVA

Las normas que sustentan el Sistema de Archivo Electrónico que permite asegurar el valor probatorio del documento electrónico recurriendo a exigencias de carácter organizacional, metodológicos, técnico-jurídicos y de equipo humano idóneo y capacitado es el siguiente:

• Decreto Legislativo Nº 681, Ley que regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información y que instituye la institución de Fedatario Juramentado con Especialización en Informática (1991);
• Decreto Supremo Nº 009-92-JUS, Reglamento del Decreto Legislativo Nº 681, sobre el uso de tecnologías de avanzada en materia de archivos de las empresas (1992);
• Decreto Legislativo Nº 827, Ley que amplía los alcances del D.Leg. Nº 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales (1996), norma que permite identificar la importancia del tema para el sistema documental del Gobierno Central y que ha permitido entre otras a la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) como a la Superintendencia de Banca y Seguros (SBS) iniciar el proceso de digitalización de documentos;
• Resolución Nº 392.030-2, Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de producción de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrónico (1997);
• Resolución Nº 070-97-INDECOPI-CRT, Reglamento para la Certificación de la Idoneidad Técnica del Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas (1998);
• Decreto Supremo Nº 001-2000-JUS. Aprueban el Reglamento sobre la aplicación de normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información a entidades públicas y privadas (2000);
• Otras normas (Guías y Reglamento de Organismos de Inspección, Requisitos y Procedimiento para otorgamiento de Certificado de Idoneidad Técnica para la confección de microformas, uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos, entre otras).

III ANALISIS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE ORGANIZACIÓN METODOS Y SISTEMAS.
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRONICO

3.1 Formulación del Proyecto

3.1.1 Preparar el Proyecto: "Implementación de un Sistema de Archivo Electrónico". Para ello se debe identificar:

• Objetivos
• Actividades
• Tiempos
• Responsables
• Inversión

3.1.2 Aprobar el Proyecto

3.2 Desarrollo del Proyecto

3.2.1 Identificar el alcance de la implementación

• Desde qué período en que la empresa micrograbará la documentación.
• Necesidad de micrograbar documentación anterior al período identificado.

3.2.2 Identificación del Actual Sistema de Archivo

Tipos de documentos utilizados por la institución en cada una de sus áreas o departamentos, identificación actual del documento, identificación propuesta, antigüedad, período de vigencia (plazo legal), volumen, etc.

3.3 Diseño de las normas y procedimientos de trabajo

3.3.1 Normas. Para el desarrollo de un sistema de trabajo es necesario contar con disposiciones emitidas desde los órganos de decisión. Las referidas normas deben orientarse a:

• Micrograbación de documentación;
• Auditoría Interna;
• Medidas y Niveles de Seguridad;
• Calidad.

3.3.2. Procedimientos. Una vez identificada la situación del sistema vigente de documentación es necesario establecer procedimientos para viabilizar el nuevo sistema:

• Micrograbación de documentación;
• Destrucción de originales y eliminación de archivos;
• Atención a las Instituciones Fiscalizadoras;
• Obtención del Certificado de Idoneidad.

3.3.3 Formularios de Registro y Control

• Orden de servicio;
• Control de incidencias;
• Acta de Apertura de Micrograbación;
• Acta de Cierre de Micrograbación;
• Acta de Conformidad;
• Registro de Destrucción;
• Certificado de Idoneidad Técnica en Micrograbación y de Cumplimiento de las Normas Técnicas;
• Acta de No Conformidades;
• Sello de Autenticación de Copias.

3.4 Determinación del hardware. De acuerdo a los tipos de documentos es que se podrá identificar la clase de hardware a utilizar.

• Servidor
• Computadoras
• Scanner (captura de documentos)
• Discos Worm (medios de almacenamiento final)
• Discos regrabables (medios de almacenamiento temporal)
• UPS

3.5 Determinación del software. Asimismo, es necesario identificar los software que serán necesarios para el desarrollo de la gestión:

• Software de producción de microformas (captura, visualización).
• Software de administración de microformas (DMS).

3.6 Definición de las condiciones de seguridad de los locales de almacenamiento según la normativa vigente:

• Estructura del local
• Estantes y archivadores: metálicos u otro, material no combustible, elevados.
• Protección contra incendios.
• Ventilación
• Humedad: 15 - 50%
• Temperatura: 20°C máx.

3.7 Selección del Equipo de Trabajo

3.7.1 Interno

Las personas de la empresa que participarán en la operación del sistema de archivo electrónico deberán tener conocimientos de carácter técnico, funcional, jurídico y administrativo.

3.7.2 Externo

• La empresa deberá contratar los servicios de un proveedor de asesoría y consultoría empresarial, especializada en materia organizacional y derecho informático;
• La empresa contratará con Proveedores de hardware y software, especializado en el desarrollo e implementación de sistemas de producción de microformas;
• La empresa contratará con la Entidad certificadora autorizada por INDECOPI;
• La empresa contratará el Servicio de los Fedatario(s) Juramentado(s) con Especialización en Informática.

3.8 Implementación del Sistema de Archivo Electrónico

• Adquisición del hardware y software.
• Implementación del Manual de normas y procedimientos para la micrograbación.
• Obtener el "Certificado de Idoneidad Técnica" de los procedimientos técnicos y administrativos para la producción de microformas.
• Obtener el "Certificado de Comprobación de las Condiciones de Seguridad de los Locales de Almacenamiento de las Microformas y del Cumplimiento de las Normas Técnicas".
• Contratación y Servicio del Fedatario Informático

3.9 Seguimiento

• Observación de los resultados de la implementación.
• Hacer modificaciones, si es necesario.

3.10 Mantenimiento

• Actualización periódica de los manuales.
• Capacitación del equipo de trabajo interno.
• Programas de mantenimiento preventivo del hardware y software.
• Mantenimiento correctivo.

IV ANALISIS JURIDICO

4.1 Valor probatorio de los documentos electrónicos y las Microformas

4.1.1 Código Civil

Todo acto o negocio jurídico posee forma, es decir la voluntad se materializa a través de la escritura, expresión hablada o los gestos. Al respecto el Artículo 140º del Código Civil al definir el acto jurídico expresa que es la manifestación de voluntad destinada a crear, regular, modificar o extinguir relaciones jurídicas . Naturalmente que la voluntad debe ser materializada para que sea entendida y esa materialización es conocida comúnmente como "documento" en sus versiones escrita, hablada o gestual.

Sin embargo, muchos actos o negocios jurídicos necesitan de una formalidad es decir someterlo a una solemnidad de tal manera que les de seguridad jurídica a los actos o negocios que se contengan en el documento, como es el caso del levantamiento de actas u otorgamiento de escrituras públicas por notarios u otros funcionarios públicos incluidos los Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática. Por lo indicado el Artículo 141ºA del Código Civil modificado por el Artículo 2º de la Ley Nº 27291, establece que: "En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo . (.)"

En éste orden de ideas, la Ley (Decreto Legislativo Nº 681), establece que para que tengan valor probatorio los soportes electrónicos y a efectos de darles seguridad jurídica, es necesario que sean convertidos a Microformas .

4.1.2 Código Procesal Civil

En principio, todo documento es susceptible, siempre, de ser puesto a prueba. Esa es la razón que nos avoca a diferenciar de antemano que existen algunos catalogados como documentos ad probationem y otros Ad Solemnitatem . Los primeros ( Ad Probationem ) requieren de una evaluación judicial para que tenga mérito probatorio en un proceso judicial o administrativo. Así, el Artículo 188º del Código Procesal Civil establece que "(.) los medios probatorios tienen por finalidad acreditar los hechos expuestos por las partes, producir certeza en el Juez respecto de los puntos controvertidos y fundamentar sus decisiones." En concordancia con el referido Artículo el 233º establece "(.) Es todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho" .

En cuanto a los segundos, es decir aquellos de naturaleza de Ad Solemnitatem , de por sí al tener la formalidad exigida por Ley ya no requiere de mayor examen judicial o por el órgano competente administrativo tal como lo podemos deducir de lo establecido por el Artículo 235º del Código Procesal Civil. En este escenario se identifican las actas levantadas por los Notarios Públicos o funcionarios de SUNAT, INDECOPI, ONP, ESSALUD, Ministerio de Trabajo o Municipalidades, entre otras instituciones; asimismo, se pueden identificar a las escrituras públicas o las Microformas de los Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática.

Por lo indicado, las Microformas poseen el mismo valor probatorio que las escrituras públicas desde que ambas son otorgadas por funcionarios públicos facultados por Ley la misma que les da la Capacidad Fedante para otorgar documentos con el valor probatorio sin discusión alguna por Juez o funcionario público.

4.1.3 Decreto Legislativo Nº 681, normas complementarias, modificatorias y reglamentarias

El Artículo 1º del Decreto Legislativo Nº 681 modificado por la Ley Nº 26612, establece la definición de Microforma señalando que es:

"Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.

Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley."

Asimismo, el Artículo 8º del D. Leg. Nº 681, en cuanto a los efectos legales de las microformas, establece:

"Los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales.

Estos medios han de ser archivados, clasificados, codificados y ordenados con las mismas o mejores condiciones de seguridad y métodos exigibles a los archivos convencionales de documentos en papel. (.)"

Es ésta norma la que equipara a la Microforma a las Escrituras Públicas que otorgan los Notarios Públicos utilizando el soporte papel, y así mismo establece las exigencias metodológicas y técnicas que deben ser asumidas en plena íntima vinculación para la producción de Microformas bajo el criterio del Rol Directriz del Fedatario Juramentado que desarrollamos a continuación.

4.2 Rol Directriz del Fedatario Juramentado con Especialización en Informática (Decreto Legislativo Nº 681 y Decreto Supremo Nº 009-92-JUS)

4.2.1 Según lo establece el Artículo 3º del Decreto Legislativo Nº 681 son funcionarios de la Fe Pública , los Notarios Públicos ( con Certificado de Idoneidad Técnica), los Fedatarios Públicos ( los que actúan adscritos a una Notaría Pública o a empresas de servicios de archivos especializados ), y particulares juramentados ( los que ofrecen sus servicios a diversas personas jurídicas en forma independiente ), los que deben obtener un Certificado de Idoneidad expedido por el Colegio de Abogados de la Jurisdicción a la que pertenezcan, aprobando un Curso de 600 horas y un examen de sustentación de conocimientos, de acuerdo a lo establecido por la R.M. N º 169-2000-JUS, debiéndose inscribir el título en el Registro Centralizado que lleva el Ministerio de Justicia;

4.2.2 Según lo ordena el Artículo 7º del D. Leg. Nº 681, "Los procesos de micrograbación se deben efectuar bajo la dirección y responsabilidad de uno de los depositarios de la fe pública referidos en el artículo 3º. (.)" artículo éste último que hemos citado en el numeral 4.2.1 del presente documento que hace referencia expresa a los Fedatarios Juramentados. Por lo indicado el legislador consagra el Rol Directriz a éstos funcionarios que supervigilarán todo el proceso y otorgarán la Microforma ejerciendo su Capacidad Fedante facultada por Ley.

4.2.3 El Fedatario debe conocer la idoneidad de los equipos a ser utilizados en la micrograbación es decir que cuenten con Certificados de Idoneidad Técnica expedidos por INDECOPI o la entidad delegada de esta institución, así mismo debe conocer la metodología a seguir en el proceso de digitalización e informarse del equipo de personas que estén incorporados en el proceso con el objetivo de preservar la seguridad jurídica de la microforma a crearse.

4.2.4 En cuanto a la actividad en si para dar fe de los documentos que se convierten en Microformas, los Fedatarios deben levantar un acta de inicio en el que deja constancia de la labor a realizar y los documentos a digitalizar; asimismo cuando finaliza el proceso, levanta un "Acta de Cierre" en la que deja constancia del número de documentos y un índice sintético de ellos anotando cualquier deficiencia o particularidad observada en la grabación; y, una vez que se procesa y se encuentra lista cada grabación, el Fedatario la verifica y sienta un "Acta de Conformidad" en un libro ad hoc y entrega testimonio de ella al interesado.

4.2.5 Las actas de Apertura y Cierre van micrograbadas como primera y última imagen. Entre ellas se inserta el documento al que otorga fe. Las Microformas originales las conserva el Fedatario, pudiendo emitir testimonio de las actas de Apertura y Cierre a los interesados los que deben archivarlos en orden debiendo ser encuadernados por períodos; para ello pueden utilizar el "Sello de Autenticación de Copias" que consideramos tendrá que ser autorizado por la Asociación de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática.

V CONCLUSIONES

1. El legislador ha creado un sistema normativo que permite asegurar el valor probatorio del documento electrónico recurriendo a exigencias de carácter organizacional, metodológicos, técnico-jurídicos y de equipo humano idóneo y capacitado. Estos requerimientos deben actuar en forma conjunta y en permanente coordinación a efectos de que los documentos tengan las condiciones de inalterabilidad, durabilidad y fijeza que exige el marco normativo vigente.
2. Las Microformas son documentos Ad Solemnitatem , que de por sí poseen la formalidad exigida por Ley y por lo indicado el valor jurídico probatorio de un Documento con Fe Pública, por lo que no requieren de mayor examen judicial o por el órgano competente administrativo para que puedan servir de medio probatorio. Por lo indicado se equiparan a otros documentos emitidos por funcionarios públicos como el caso de las actas levantadas por los Notarios Públicos o funcionarios de SUNAT, INDECOPI, ONP, ESSALUD, Ministerio de Trabajo o Municipalidades, entre otras instituciones; asimismo, se pueden identificar a las escrituras públicas o las Microformas de los Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática.
3. El Fedatario debe cumplir un Rol Directriz en el proceso de micrograbación según lo ordena el Artículo 7º del D. Leg. Nº 681por lo que supervigilarán todo el proceso y otorgarán la Microforma ejerciendo su Capacidad Fedante facultada por Ley. Por ello el Fedatario debe conocer la idoneidad de los equipos y software a ser utilizados en la micrograbación es decir que cuenten con Certificados de Idoneidad Técnica expedidos por INDECOPI o la entidad delegada de esta institución, asimismo deben identificar si la metodología a utilizar y los participantes en el proceso son idóneos a efectos de desarrollar una actividad eficiente cuyo resultado será la obtención de un Microforma con las requisitos exigidos por Ley.